Администрация муниципального образования >> Архивный отдел >> Должностные инструкции архивного отдела >> Должностная инструкция начальника архивного отдела

Администрация Глушковского района Курской области

УТВЕРЖДАЮ  

          Глава Администрации Глушковского района      

Курской области П.М.Золотарев

 «  27  »  сентября  2018 года

 

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

муниципального служащего, замещающего должность  начальника архивного отдела Администрации Глушковского района

 

I. Общие положения

1.1.Должность начальника архивного отдела  является должностью муниципальной службы.

1.2. Должность начальника архивного отдела относится к  группе главных должностей.

1.3. Область профессиональной служебной деятельности (далее – область деятельности), в соответствии с которой муниципальный служащий исполняет должностные обязанности:

- управление в сфере культуры, кинематографии, туризма и архивного дела.

1.4. Вид профессиональной служебной деятельности (далее – вид деятельности), в соответствии с которым муниципальный служащий исполняет должностные обязанности:

- формирование и содержание архивных фондов муниципальных образований.

1.5. Начальник архивного отдела назначается на должность и освобождается от должности главой Администрации Глушковского района Курской области по согласованию с архивным управлением Курской области.

1.6. Начальник архивного отдела находится в непосредственном подчинении Главы Администрации Глушковского района Курской области, Управляющего делами Администрации Глушковского района Курской области.

1.7. В его непосредственном подчинении находится главный специалист-эксперт архивного отдела Администрации Глушковского района.

1.8. В случае служебной необходимости (в период временного отсутствия начальника архивного отдела) отдельные его обязанности временно исполняет главный специалист-эксперт архивного отдела Администрации Глушковского района.

 

 

 

2. Квалификационные требования

 

2. Для замещения должности начальника архивного отдела устанавливаются квалификационные требования, включающие базовые и функциональные квалификационные требования.

2.1. Базовые квалификационные требования:

2.1.1. Муниципальный служащий, замещающий должность начальника архивного отдела, должен иметь высшее образование не ниже уровня специалитета, магистратуры.

2.1.2. Для замещения должности начальника архивного отдела установлено требование о наличии не менее двух лет стажа муниципальной службы или стажа работы по специальности, направлению подготовки при наличии высшего образования не ниже уровня специалитета, магистратуры; для лиц, имеющих дипломы специалиста или магистра с отличием, в течение трех лет со дня выдачи диплома - не менее одного года стажа муниципальной службы или стажа работы по специальности, направлению подготовки.

2.1.3. Начальник архивного отдела должен обладать следующими базовыми знаниями:

1) знанием государственного языка Российской Федерации (русского языка);

2) правовыми знаниями основ:

а) Конституции Российской Федерации;

б) Федерального закона от 6 октября 2003 г. № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»;

в)  Федерального закона от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации»;

г) Закона Курской области от 13 июня 2007 г. № 60-ЗКО «О муниципальной службе в Курской области»;

д) Устава Курской области;

е) Устава муниципального района «Глушковский район»;

ж) законодательства о противодействии коррупции.

2.1.4. Начальник архивного отдела должен обладать следующими базовыми умениями:

1) работать на автоматизированном рабочем месте (персональный компьютер), в том числе в сети Интернет;

2) работать в различных информационно-справочных и правовых системах;

3) руководить подчиненными, эффективно планировать работу и контролировать ее выполнение;

4) оперативно принимать и реализовывать управленческие решения;

5) вести деловые переговоры с представителями государственных органов, органов местного самоуправления;

 

                                                        3

6) соблюдать этику делового общения при взаимодействии с гражданами.

2.2. Муниципальный служащий, замещающий должность начальника архивного отдела должен соответствовать следующим функциональным квалификационным требованиям.

          2.2.1. Начальник  архивного отдела должен иметь высшее образование по специальности, направлению подготовки: «Государственное и муниципальное управление», «Менеджмент», «Педагогическое образование», «Юриспруденция», «Управление персоналом», «Социология», «Историко-архивоведение», «Документоведение и документационное обеспечение управления», «Документоведение и архивоведение».

2.2.2. Начальник архивного отдела должен обладать следующими знаниями в области законодательства Российской Федерации, знаниями муниципальных правовых актов и иными знаниями, которые необходимы для исполнения должностных обязанностей в соответствующей области деятельности и по виду деятельности:

    1) Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

    2)  приказ Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558 Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»;

   3)  приказ Министерства культуры Российской Федерации от 03 июня 2013 г. № 635 «Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах».

    4) приказ Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. № 526 «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях»;

5) Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных»;

6) Федеральный закон Российской Федерации от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации»;

7) Федеральный закон от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»;

8) Закон Курской области от 13 июня 2007 г. N 60-ЗКО "О муниципальной службе в Курской области"; 

9) Федеральный закон от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

10) Федеральный закон от 25 декабря 2008 г. № 273-ФЗ «О противодействии коррупции»;

11) областное законодательство, муниципальные правовые акты по направлению деятельности.

                                                     

2.2.3. Начальник архивного отдела должен обладать следующими умениями, которые необходимы для исполнения должностных обязанностей в соответствующей области деятельности и по виду деятельности:

- проводить экспертизы ценности документов;

-  осуществлять организационные и методические мероприятия по передаче документов на постоянное хранение в государственный архив;

- составлять установленную отчетность по архивному делу;

- другие умения, необходимые для исполнения должностных обязанностей.

 

                                        3. Должностные обязанности

 

3.1. Исходя из задач и функций, определенных Положением об архивном отделе на начальника архивного отдела возлагаются следующие должностные обязанности:

3.2. Формировать архивные фонды, составляющие часть Архивного фонда Российской Федерации. 

       3.3.  Организовывать  в установленном порядке прием документов из учреждений, организаций и предприятий района по истечении сроков ведомственного хранения, осуществлять хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Курской области, относящихся к государственной собственности  и находящихся на территории района, и иных архивных документов.

          3.4. Осуществлять организационно-методическое руководство за работой ведомственных архивов и организацией делопроизводства в учреждениях района – источниках  комплектования архивного дела.

         3.5. Оказывать помощь в разработке положений о ведомственных архивах и экспертных комиссиях, номенклатур дел учреждений, инструкций по делопроизводству, рассматривать и согласовывать их.

          3.6. Организовывать работу по упорядочению документов постоянного хранения и по личному составу, документов личного происхождения, фотодокументов и передачу их на государственное хранение.

3.7. Рассматривать и направлять на утверждение ЭПК архивного управления Курской области описи дел постоянного хранения и по личному составу учреждений, предприятий района – источников комплектования архивного дела, документов личного происхождения, фотодокументов.

          3.8.  Проводить семинары – совещания, консультации и инструктажи по вопросам  организации и методики работы ведомственных архивов, экспертных комиссий и организации документов в делопроизводстве учреждений района.

         3.9. Информировать Главу Глушковского района,  архивное управление    Курской    области     о фактах     утраты,  порчи, незаконного уничтожения документов в учреждениях, других нарушениях законодательства об Архивном фонде Российской Федерации.                                                               

3.10. Развивать и укреплять материально - техническую базу архивного отдела. Обеспечивать эффективное и рациональное использование материальных ресурсов и финансовых средств, выделенных

из бюджета области на осуществление отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела.

3.11. Представлять архивному управлению Курской области отчетность и статистические сведения, а также необходимую информацию и документы, связанные с осуществлением отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела.

         3.12. Координировать и контролировать работу муниципального служащего по старшей    муниципальной должности – главного специалиста – эксперта   архивного отдела Администрации Глушковского района.

         3.13.  Рассматривать заявления, предложения, жалобы, вести прием граждан по личным вопросам, относящимся к компетенции архивного отдела, выдавать в установленном порядке учреждениям и гражданам

справки социально – правового характера, копии и выписки из архивных документов.

         3.14. Подготавливать и передавать на постоянное хранение в государственный архив Курской области, другие архивные учреждения документы и соответствующий научно- справочный материал к ним, в сроки, устанавливаемые  архивным управлением Курской области.    

          3.15. Заниматься тематической разработкой фондов (каталогизацией) и использованием архивных документов в социально- просветительных целях: школьные уроки, беседы, дни открытых дверей, экскурсии по архивным фондам, «круглые столы»,  выставки, статьи в периодической печати.

          3.16. Проводить проверку наличия и сохранности документов в архивном отделе  и в ведомственных архивах с оформлением её результатов.

          3.17. Вести государственный учёт документов: книгу учёта поступления документов, список фондов, карточки фондов.

         3.18. Составлять сведения об изменениях в составе и объёме документов, хранящихся в отделе.

         3.19.  Оформлять и вести дела фондов.

         3.20. Организовывать и проводит целевую экспертизу ценности документов, находящихся на хранении в архивном отделе.

         3.21. Осуществлять работу по выявлению описей, нуждающихся в переработке. Проводить переработку и усовершенствование описей.

         3.22. Составлять списки учреждений (лиц) – источников комплектования документами архивного отдела.

         3.23. Вести наблюдательные дела и карточки учёта учреждений, организаций и предприятий – источников комплектования архивного отдела.

3.24. Организовывать работу по разработке и утверждению административных регламентов по предоставлению муниципальных услуг (исполнению муниципальных функций).

 

         3.25. Организовывать  работу по переводу документов с бумажного носителя в электронный вид и ведению БД «Архивный фонд».

         3.26. Осуществлять работу в системе электронного документооборота.

         3.27. Осуществлять использование документов, хранящихся в архиве;

         - исполнение запросов граждан и юридических лиц (о заработной плате, о стаже работы, о факте проживания, о награждении, имущественных правах, выделении земельных участков и т.д.);

- выдача в установленном порядке документов во временное пользование.

3.28. Вести прием граждан и юридических лиц по вопросам, относящимся к компетенции архивного отдела, обеспечивать своевременное и полное рассморение устных и письменных обращений в сроки, установленные действующим законодательством.

3.29. Соблюдать установленные статьями 12,13,14 Федерального закона от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации» обязанности, ограничения и запреты, связанные с муниципальной службой.

3.30. Точно и в срок выполнять поручения своего руководителя;

3.31. Соблюдать установленный внутренний трудовой распорядок, Типовой кодекс этики и служебного поведения муниципальных служащих, правила содержания служебных помещений и правила пожарной безопасности;

3.32. Беречь и рационально использовать имущество, предоставленное для исполнения должностных обязанностей, а также не использовать это имущество в целях получения доходов или иной личной выгоды;

3.33. Сообщать представителю нанимателя (работодателю) о личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая может привести к конфликту интересов, принимать меры по предотвращению такого конфликта;

3.34. Уведомлять представителя нанимателя (работодателя), органы прокуратуры или другие государственные органы обо всех случаях обращения к нему каких-либо лиц в целях склонения его к совершению коррупционных правонарушений;

3.35. Осуществлять по поручению Главы Администрации Глушковского района Курской области  и Управляющего делами Администрации Глушковского района другие функции в пределах предоставленных ему полномочия.

 

4. Права

 

Наряду с основными правами, которые определены статьей 11 Федерального закона от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации» начальник архивного отдела имеет право:

4.1. Запрашивать и получать в установленном порядке от структурных

подразделений Администрации Глушковского района, иных органов  государственной власти  и местного самоуправления, предприятий,учреждений и организаций независимо от форм собственности

информацию, необходимую для осуществления задач, возложенных на архивный отдел;

4.2. Контролировать выполнение учреждениями, независимо от ведомственной подчиненности, требований законодательства РФ, законодательных и иных правовых актов субъекта РФ, органов местного самоуправления в области архивного дела и организации документов в делопроизводстве.

4.3. Вносить предложения руководству администрации  района по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектованию и обеспечению сохранности документов, хранящихся в архивном отделе; совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий района.

4.4. Участвовать в подготовке и рассмотрении вопросов, касающихся  архивного дела и делопроизводства в учреждениях и организациях; готовить проекты постановлений и распоряжений  администрации  района, касающиеся деятельности архивного отдела.

4.5. В пределах своей компетенции давать рекомендации, разъяснения специалистам Администрации Глушковского района Курской области, руководителям муниципальных образований,  содержание которых соответствует области деятельности и виду деятельности.

4.6. Принимать в установленном порядке участие в мероприятиях (совещаниях, конференциях, семинарах, заседаниях комиссий), содержание которых соответствует области деятельности и виду деятельности;

4.7. Ставить вопросы перед органами государственной власти, местного самоуправления и правоохранительными органами о привлечении руководителей, других должностных лиц учреждений, организаций и предприятий, независимо от их ведомственной подчиненности и формы собственности, к ответственности за нарушение законодательства об Архивном фонде Российской Федерации и архивах.

4.8. Планировать работу отдела, контролировать выполнение плановых мероприятий;

4.9. Проводить проверки деятельности сотрудников отдела по направлениям работы.

5. Ответственность

Начальник архивного отдела  за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей в пределах, определенных

трудовым законодательством Российской Федерации, законодательством о

муниципальной службе, за правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, за причинение материального ущерба, за дачу неправомерного поручения либо исполнения неправомерного поручения несет ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

 

6. Перечень вопросов, по которым муниципальный служащий вправе или обязан самостоятельно принимать управленческие и иные решения

 

6.1. Начальник архивного отдела в соответствии со своей компетенцией вправе или обязан самостоятельно принимать решения в виде таких документов как:

- подготовка докладных и пояснительных записок;

- распределение  обязанностей между сотрудниками отдела;

- планирование работы отдела;

- согласование проектов нормативно-правовых актов;

- исполнение отдельных государственных полномочий по хранению, комплектованию и использованию архивных документов;

- по выдаче:

1. архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающих их пенсионное обеспечение, а так же получение льгот и компенсаций;

2. архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов, подтверждающих факт проживания, право на землю и иные имущественные права.

 

7. Перечень вопросов, по которым муниципальный служащий вправе или обязан участвовать при подготовке проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений 

Начальник архивного отдела в пределах должностных обязанностей, установленных настоящей должностной инструкцией, принимает участие в подготовке нормативно-правовых актов и (или) проектов нормативно-правовых актов, управленческих и иных решений по вопросам деятельности архивного отдела.

 

8. Сроки и процедуры подготовки, рассмотрения проектов управленческих и иных решений, порядок согласования и принятия данных решений

Сроки подготовки, рассмотрения, порядок оформления, согласования проектов документов, принятия проектов управленческих и иных решений, исполнения документов и поручений устанавливаются в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, нормативными

правовыми актами Курской области, инструкцией по делопроизводству в Администрации Глушковского района Курской области.

 

9. Порядок служебного взаимодействия муниципального служащего в связи с исполнением им должностных обязанностей с муниципальными служащими, гражданскими служащими, гражданами, а также организациями

 

9.1. Начальник архивного отдела для выполнения своих должностных обязанностей и реализации предоставленых прав в порядке, установленном действующими нормативными правовыми актами и иными организационно-распорядительными документами взаимодействует с:

- архивным управлением Курской области;

- работниками, структурными подразделениями и должностными лицами органов местного самоуправления;

- учреждениями, организациями и гражданами по вопросам, входящим в компетенцию архивного отдела в соответствии с действующим законодательством.

9.2. Взаимодействие осуществляется в результате непосредственных служебных контактов, переписки на бумажных и электронных носителях.

10. Перечень муниципальных услуг, оказываемых гражданам и организациям

Начальник архивного отдела оказывает государственные и муниципальные услуги:

«Предоставление архивной информации по документам Архивного фонда Курской области и другим архивным документам (выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий)».

 

11. Показатели эффективности и результативности

профессиональной служебной деятельности

 

11.1. Показателями эффективности профессиональной служебной деятельности муниципального служащего, замещающего должность начальника архивного отдела являются:

- количество принятых на хранение архивных документов муниципальных организаций от общего объема документов, подлежащих приему;

- количество документов, исполненных в установленные сроки;

- количество жалоб на действия (бездействие) начальника архивного отдела от общего количества обращений граждан;

- количество архивных документов государственной и муниципальной собственности, находящихся в нормативных условиях, обеспечивающих их надлежащее хранение.

11.2. Показателями результативности профессиональной служебной деятельности муниципального служащего, замещающего должность начальника архивного отдела являются:

- количество рассмотренных заявлений и обращений граждан;

- результаты проверок архивным управлением Курской области;

- качественное исполнение государственных и муниципальных функций по хранению, комплектованию, использованию архивных документов и архивных фондов;

- своевременность исполнения поставленных задач;

- организация труда соблюдение дисциплины и правил служебного распорядка;

- мотивация (заинтересованность в выполняемой работе,

- использование наиболее рациональных подходов при решении поставленных задач);

- профессионализм (соответствие требованиям, предъявляемым к должности, использование системного подхода в работе, владение современными технологиями, широта профессиональных знаний).

 

         12. Заключительные положения

 

В связи с принятием федеральных законов, указов Президента Российской Федерации, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, а также законов Курской области и иных нормативных правовых актов Курской области, регламентирующих муниципальную службу и непосредственно касающихся деятельности органа местного самоуправления Курской области, в настоящую должностную инструкцию могут быть внесены дополнения и изменения.