Администрация муниципального образования >> Архивный отдел >> Должностные инструкции архивного отдела >> Должностная инструкция главного специалиста-эксперта архивного отдела

Администрация Глушковского района Курской области

УТВЕРЖДАЮ:                         

Глава Администрации Глушковского района      

Курской области

П.М.Золотарев  «  27  »  сентября  2018 года

 

 

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

муниципального служащего, замещающего должность  главного специалиста-эксперта архивного отдела 

 

I. Общие положения

1.1. Должность главного специалиста-эксперта архивного отдела  является должностью муниципальной службы.

1.2. Должность главного специалиста-эксперта архивного отдела относится к группе старших должностей.

1.3. Область профессиональной служебной деятельности (далее – область деятельности), в соответствии с которой муниципальный служащий исполняет должностные обязанности:

- управление в сфере культуры, кинематографии, туризма и архивного дела.

1.4. Вид профессиональной служебной деятельности (далее – вид деятельности), в соответствии с которым муниципальный служащий исполняет должностные обязанности:

- формирование и содержание архивных фондов муниципальных образований.

1.5. Главный специалист-эксперт архивного отдела назначается на должность и освобождается от должности Главой Администрации Глушковского района Курской области.

1.6. Главный специалист-эксперт архивного отдела Администрации Глушковского района подчинен Главе Глушковского района Курской области, Управляющему делами Администрации Глушковского района, курирующего данное направление работы, и работает под непосредственным руководством начальника архивного отдела.

 

2. Квалификационные требования

 

2. Для замещения должности главного специалиста-эксперта архивного отдела устанавливаются квалификационные требования, включающие базовые и функциональные квалификационные требования.

2.1. Базовые квалификационные требования:

2.1.1. Муниципальный служащий, замещающий должность главного специалиста-эксперта архивного отдела должен иметь высшее образование.

2.1.2. Для замещения должности главного специалиста – эксперта архивного отдела установлено требование о наличии высшего образования без предъявления требований к стажу работы, направлению подготовки.

2.1.3. Главный специалист-эксперт архивного отдела  должен обладать следующими базовыми знаниями:

1) знанием государственного языка Российской Федерации (русского языка);

2) правовыми знаниями основ:

а) Конституции Российской Федерации;

б) Федерального закона от 6 октября 2003 г. № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»;

в)  Федерального закона от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации»;

г) Закона Курской области от 13 июня 2007 г. № 60-ЗКО «О муниципальной службе в Курской области»;

д) Устава Курской области;

е) Устава муниципального района «Глушковский район»;

ж) законодательства о противодействии коррупции.

2.1.4. Главный специалист-эксперт архивного отдела  должен обладать следующими базовыми умениями:

1) работать на автоматизированном рабочем месте (персональный компьютер), в том числе в сети Интернет;

2) работать в различных информационно-справочных и правовых системах;

2.2. Муниципальный служащий, замещающий должность главного специалиста-эксперта архивного отдела  должен соответствовать следующим функциональным квалификационным требованиям.

2.2.1. Главный специалист-эксперт архивного отдела должен иметь высшее образование без предъявления требований к стажу муниципальной службы или стажу работы по специальности, направлению подготовки;

 2.2.2. Главный специалист-эксперт архивного отдела должен обладать следующими знаниями в области законодательства Российской Федерации, знаниями муниципальных правовых актов и иными знаниями, которые необходимы для исполнения должностных обязанностей в соответствующей области деятельности и по виду деятельности:

        1) Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

    2)  приказ Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558 Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»;

   3)  приказ Министерства культуры Российской Федерации от 03 июня 2013 г. № 635 «Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах».

    4) приказ Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. № 526 «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях»;

5) Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных»;

6) Федеральный закон Российской Федерации от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации»;

7) Федеральный закон от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»;

8) Закон Курской области от 13 июня 2007 г. N 60-ЗКО "О муниципальной службе в Курской области"; 

9) Федеральный закон от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

10) Федеральный закон от 25 декабря 2008 г. № 273-ФЗ «О противодействии коррупции»;

11) областное законодательство, муниципальные правовые акты по направлению деятельности.                               

2.2.3. Главный специалист-эксперт архивного отдела должен иметь навыки работы по направлению деятельности, планирования своей работы; обеспечение сохранности, организация, комплектование и использование документов по личному составу, вести учет документов по личному составу,совершенствовать и пополнять научно-справочный аппарат документам по личному составу, заниматься переработкой фондов и усовершенствованием описей на документы по личному составу, в установленные законодательством сроки исполнять запросы организаций, заявления граждан по вопросам социально-правового и тематического характера, пользования оргтехникой, компьютерной техникой и необходимыми программными продуктами.

 

3. Должностные обязанности

 

            Исходя из задач и функций, определенных Положением об архивном отделе, утвержденным планом развития архивного дела Глушковского района, административным регламентом «Предоставление архивной информации по документам Архивного фонда Курской области и другим архивным документам (выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий)" на главного специалиста-эксперта архивного отдела возлагаются следующие должностные обязанности:

     3.1. Выявлять и вести учет ликвидированных, приватизированных, реорганизуемых (с изменением формы собственности) учреждений, предприятий, организаций.          

     3.2. Осуществлять прием документов по личному составу от ликвидированных, приватизированных, реорганизуемых организаций и действующих учреждений - источников комплектования архивного отдела администрации Глушковского района.                                                                 

3.3. Обеспечивать сохранность документов по личному составу архивного отдела, систематически проводит проверку наличия и состояния дел.                                                                                                                   

  3.4. Создавать, совершенствовать и пополнять научно-справочный аппарат к хранящимся в архивном отделе документам по личному составу, занимается переработкой фондов и усовершенствованием описей на документы по личному составу, хранящихся в архивном отделе.

3.5. Вести учет хранящихся в архивном отделе документов по личному составу.                                                                                                                

3.6. Осуществлять использование документов архивного отдела, исполнять запросы организаций, заявления граждан по вопросам социально-правового и тематического характера, информировать заинтересованные организации о составе и содержании документов.        

3.7. В отсутствие начальника архивного отдела вести прием населения по вопросам социально-правового и тематического характера, выдавать архивные справки, архивные копии и выписки по заявлениям граждан и организаций.                                                                                              

3.8. Контролировать сохранность, правильность формирования дел и оформление документов по личному составу в учреждениях, предприятиях, организациях Глушковского района.                         

3.9. Оказывать методическую помощь учреждениям, организациям, предприятиям в работе по отбору документов по личному составу для передачи на централизованное хранение.                                                          

3.10. Проводить работу по установлению местонахождения документов по личному составу, не переданных на хранение, и информировать об этом начальника архивного отдела.                                                  

3.11. Принимать участие в проводимых Администрацией Глушковского района совещаниях, семинарах о работе с документами по личному составу для работников, ответственных за делопроизводство, отдела кадров и бухгалтерий по вопросам обеспечения сохранности документов по личному составу и подготовки их к передаче на хранение.                                     

3.12. Осуществлять использование документов по личному составу на выставках, в периодической печати; в установленном порядке предоставлять

возможность для ознакомления с документами архивного отдела учреждениям, предприятиям и гражданам с целью научного и практического их использования.                                                                                                

    3.13. Вести журнал учета температурно – влажностного режима хранения документов, пофондовые, постеллажные, топографические указатели, следит за санитарно-гигиеническим режимом в хранилищах архивного отдела.                                                                                                

     3.14. Принимать участие в работе по переводу документов с бумажного носителя в электронный вид, ведению БД «Архивный фонд» версия 5.0, и БД «Местонахождение документов по личному составу».

        3.15. Осуществлять работу в системе электронного документооборота.         

3.16. Соблюдать установленные статьями 12,13,14  Федерального закона от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации» обязанности, ограничения и запреты, связанные с муниципальной службой.

3.17. Точно и в срок выполнять поручения своего руководителя;

3.18. Соблюдать установленный внутренний трудовой распорядок, Типовой кодекс этики и служебного поведения муниципальных служащих, правила содержания служебных помещений и правила пожарной безопасности;

3.19. Беречь и рационально использовать имущество, предоставленное для исполнения должностных обязанностей, а также не использовать это имущество в целях получения доходов или иной личной выгоды;

3.20. Сообщать представителю нанимателя (работодателю) о личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая может привести к конфликту интересов, принимать меры по предотвращению такого конфликта;

3.21. Уведомлять представителя нанимателя (работодателя), органы прокуратуры или другие государственные органы обо всех случаях обращения к нему каких-либо лиц в целях склонения его к совершению коррупционных правонарушений;

3.22. Осуществлять по поручению Главы Администрации Глушковского района Курской области, Управляющего делами Администрации Глушковского района,  начальника архивного отдела Администрации Глушковского района другие функции в пределах предоставленных ему полномочия.

 

4. Права

 

Наряду с основными правами, которые определены статьей 11 Федерального закона от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации» главный специалист-эксперт отдела архивного

отдела имеет право:

        4.1. Запрашивать от структурных подразделений администрации и учреждений Глушковского района, независимо от ведомственной подчинённости и формы собственности, необходимую информацию, относящуюся к деятельности архивного отдела и  требовать   выполнения основных законов и нормативов в области документоведения и архивного дела.

         4.2. Участвовать в подготовке и рассмотрении вопросов, касающихся  архивного дела и делопроизводства в учреждениях и организациях.

  4.3. Принимать в установленном порядке участие в мероприятиях (совещаниях, конференциях, семинарах, заседаниях комиссий), содержание которых соответствует области деятельности и виду деятельности;                    

  4.4. В пределах своей компетенции давать рекомендации, разъяснения специалистам Администрации Глушковского района Курской области, руководителям муниципальных образований,  содержание которых соответствует области деятельности и виду деятельности.

4.5. Получать в архивном управлениии Курской области консультативную и методическую помощь;

          4.6. Главный специалист-эксперт архивного отдела имеет другие права, предусмотренные законодательством о муниципальной службе.

 

                                               5. Ответственность

 

Главный специалист-эксперт архивного отдела  за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации, законодательством о муниципальной службе, за правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, за причинение материального ущерба, за дачу неправомерного поручения либо исполнения неправомерного поручения несет ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

 

6. Перечень вопросов, по которым муниципальный служащий вправе или обязан самостоятельно принимать управленческие и иные решения

 

Главный специалист-эксперт архивного отдела вправе или обязан самостоятельно принимать управленческие и иные решения по следующим вопросам:

- подготовка докладных и пояснительных записок;

- подготовка отчетов.

 

7. Перечень вопросов, по которым муниципальный служащий вправе или обязан участвовать при подготовке проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений

 

Главный специалист – эксперт архивного отдела в пределах должностных обязанностей, установленных данной должностной

инструкцией принимает участие в подготовке нормативно-правовых актов и (или) проектов нормативно-правовых актов, управленческих и иных решений по вопросам деятельности архивного отдела.

 

8. Сроки и процедуры подготовки, рассмотрения проектов управленческих и иных решений, порядок согласования и принятия данных решений

Сроки подготовки, рассмотрения, порядок оформления, согласования проектов документов, принятия проектов управленческих и иных решений, исполнения документов и поручений устанавливаются в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, нормативными правовыми актами Курской области, инструкцией по делопроизводству в Администрации Глушковского района Курской области.

 

9. Порядок служебного взаимодействия муниципального служащего в связи с исполнением им должностных обязанностей с муниципальными служащими, гражданскими служащими, гражданами, а также организациями

 

9.1. Главный специалист-эксперт  архивного отдела для выполнения своих должностных обязанностей и реализации предоставленых прав в порядке, установленном действующими нормативными правовыми актами и иными организационно-распорядительными документами взаимодействует с:

- работниками  структурныых подразделений и должностными лицами органов местного самоуправления;

- учреждениями, организациями и гражданами по вопросам, входящим в компетенцию архивного отдела в соответствии с действующим законодательством.

9.2. Взаимодействие осуществляется в результате непосредственных служебных контактов, переписки на бумажных и электронных носителях.

 

10. Перечень муниципальных услуг, оказываемых гражданам и организациям

 

В соответствии с замещаемой должностью муниципальной службы и в пределах должностных обязанностей, главный специалист-эксперт архивного отдела оказывает государственные и муниципальные услуги:

«Предоставление архивной информации по документам Архивного фонда Курской области и другим архивным документам (выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий)».

 

11. Показатели эффективности и результативности

профессиональной служебной деятельности

 

Показателями эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности муниципального служащего, замещающего должность главного специалиста-эксперта архивного отдела являются:

Актуальность:

- научно-справочного аппарата (описи, указатели), сведений о составе фондов по личному составу в электронном и бумажном вариантах;

- качественной подготовки архивных справок, выписок социально-правового и тематического характера.

Своевременность:

- исполнение запросов физических и юридических лиц в соответствии с административным регламентом.

Отсутствие:

         - фактов пропуска сроков исполнения запросов социально-правового характера;

         - фактов утраты документов принятых на хранение в муниципальный архив;

         - нарушений требований нормативного правового акта, устанавливающего порядок делопроизводства.

         Качество выполненной работы (подготовка архивных справок, выписок в соответствии с установленными требованиями, полное и логичное изложение материала, отсутствие арифметических, стилистических и грамматических ошибок).

         Ответственность (исполнение обязанностей в срок с минимумом контроля).

         Самостоятельность (способность выполнять задания без дополнительных указаний).

         Дисциплина (отсутствие нарушений служебного распорядка).

         Мотивация (заинтересованность в выполняемой работе, использование наиболее рациональных подходов при решении поставленных задач).

         Профессионализм (соответствие требованиям, предъявляемым к должности, использование системного подхода в работе, владение современными технологиями, широта профессиональных знаний).

 

12. Заключительные положения

В связи с принятием федеральных законов, указов Президента Российской Федерации, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, а также законов Курской области и иных нормативных правовых актов Курской области, регламентирующих муниципальную службу и непосредственно касающихся деятельности органа местного самоуправления Курской области, в настоящую должностную инструкцию могут быть внесены дополнения и изменения.