Администрация муниципального образования >> Архивный отдел >> Положение об архивном отделе

 

 

                                                                             Приложение № 1

                                                           к постановлению  Администрации 

Глушковского района Курской области

            от  29 июля 2021 года №  309

 

 

 

 

ПОЛОЖЕНИЕ

об архивном отделе  Администрации Глушковского района

 

I. Общие положения

 

         1.1. Архивный отдел Администрации Глушковского района (далее - Отдел) создается в целях организации  архивного дела  на территории  Глушковского района.

1.2. Отдел является самостоятельным структурным подразделением Администрации Глушковского района (далее – Администрация) без статуса юридического лица, пользуется печатью Администрации в установленном порядке. Отдел имеет необходимые  для своей деятельности штампы и бланки со своим наименованием.

1.3. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией РФ, законами РФ, нормативно-правовыми актами  Федерального архивного агентства, законами Курской области в сфере архивного дела, Уставом Глушковского района, нормативно-правовыми актами представительного и исполнительного органа Глушковского района, нормативно-правовыми актами главы Глушковского района, уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела, а также настоящим Положением.

1.4. Положение об Отделе утверждается Главой Администрации Глушковского района с учетом рекомендаций уполномоченного органа исполнительной власти области в сфере архивного дела.

1.5. Архивный отдел выдает архивные справки, выписки, предназначенные для использования на территории муниципального образования Глушковского района, для использования на территории Российской Федерации и за ее пределами, на бланке Администрации Глушковского района, подписываются Главой Глушковского района, а в его отсутствие – должностным лицом Администрации Глушковского района, курирующим работу муниципального архива.

1.5. Штатная численность и номенклатура должностей муниципальных служащих - работников Отдела устанавливается Главой   Глушковского района.

1.6. Финансирование и материально-техническое обеспечение Отдела осуществляется за счет средств бюджета Глушковского района.

Дополнительными источниками финансирования могут быть целевые средства из бюджета Курской области, выделяемые для реализации региональных программ развития архивного дела, включающих мероприятия в муниципальном образовании, осуществления отдельных государственных полномочий Курской области в сфере архивного дела, иные, не запрещенные действующим законодательством, источники.

1.7. Администрация Глушковского района предоставляет Отделу здание (помещения), отвечающие нормативным требованиям хранения документов и условиям труда работников архивов.

При реконструкции, передаче или сносе здания (передаче помещений другим субъектам), в котором размещен Отдел, Администрация Глушковского района предоставляет Отделу равноценное здание (помещение), отвечающее нормативным требованиям хранения документов.

 

II. Основные задачи

 

         Основными  задачами  Отдела являются:

         2.1. Обеспечение сохранности документов Архивного фонда, относящихся к государственной собственности Курской области в соответствии с действующим законодательством.

2.2. Обеспечение сохранности архивных фондов и архивных документов, относящихся к муниципальной собственности и входящих в состав документов Архивного фонда Курской области.

         2.3. Ведение учета архивных документов и оформление обязательных учетных документов.   

         2.4. Формирование Архивного фонда Курской области.

         2.5. Осуществление приема архивных документов, находящихся в стадии банкротства (ликвидации) организаций, учреждений - не являющихся источниками комплектования Отдела.

         2.6. Организация работы с учреждениями-источниками комплектования Отдела.

         2.7.  Осуществление работы по исполнению запросов пользователей, их доступу  к архивным документам и работе в читальном зале.

         2.8. Осуществление работы по популяризации и всестороннему использованию архивных документов (публикации, экспонирование архивных документов), организации информационных мероприятий (круглых столов, конференций, экскурсий, школьных уроков, встреч с общественностью и др.).

 

III. Основные функции

 

          Отдел в соответствии с возложенными на него задачами:

         3.1. Обеспечивает постоянное хранение:

         3.1.1. Архивных фондов и архивных документов  на различных видах носителей, относящихся к муниципальной собственности и включенных  в установленном порядке  в состав Архивного фонда Курской области, в т.ч. образовавшихся в деятельности:

представительного органа Администрации Глушковского района, Администрации Глушковского района  и ее структурных подразделений с момента их образования;

представительных органов и администраций городских и сельских поселений Глушковского района с момента их образования;

учреждений, организаций и предприятий.

         3.1.2. Архивных документов по личному составу  на любых видах носителей, относящихся к государственной собственности  Курской области.

         3.1.3. Архивных документов, относящихся к частной форме собственности, а также граждан в порядке и на условиях,  определенных в договоре между собственником документов и Отделом.

         3.1.4. Архивных документов государственных организаций, организаций частной формы собственности, общественных объединений, действовавших на территории Глушковского района и ликвидированных в ходе банкротства на условиях и в порядке, определенных в договоре между Отделом  и ликвидационной комиссией  или конкурсным управляющим.

3.1.5.  Ранее принятых на хранение архивных фондов и архивных документов.

         3.1.6.  Фотодокументов и документов граждан.

         3.1.7. Учетных документов, архивных справочников, информационных баз данных, печатных, иллюстративных и других материалов, дополняющих и раскрывающих состав и содержание фондов Отдела.

         3.2. Обеспечивает:

3.2.1. Временное хранение документов Архивного фонда Курской области, относящихся к государственной собственности Курской области, в том числе  образовавшихся в деятельности органов государственной власти Курской области, учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к государственной собственности  Курской области, действующих на территории Глушковского района, в рамках действующего законодательства по реализации отдельных государственных полномочий Курской области в сфере архивного дела, предоставленных органу местного самоуправления муниципального образования.

         3.3. Ведет государственный учет документов Архивного фонда Курской области, представляя в установленном порядке учетные сведения в уполномоченный орган исполнительной власти области в сфере архивного дела.

         3.4. Организует работу по улучшению сохранности архивных документов, в том числе по улучшению  их физического состояния.

3.5. Организует работу по отнесению организаций и граждан к источникам комплектования, готовит документы на заседание экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа в сфере архивного дела по включению (исключению) в списки (из списков) источников комплектования организаций и граждан.

         3.6. Разрабатывает и ведет в соответствии с требованиями список организаций-источников комплектования и список граждан, документы которых подлежат передаче на хранение в Отдел, осуществляет отбор и прием данных документов на постоянное хранение.

         3.7. В установленном порядке оказывает методическую помощь организациям-источникам комплектования в:

         составлении положений об экспертных комиссиях и архивах организаций, номенклатур дел организаций,  описей дел, документов, актов (о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, об утрате документов, о неисправимых повреждениях документов, проверки наличия документов и др.),  упорядочении документов и составлении описей дел, документов с последующим их представлением на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа в сфере архивного дела;  

проведении экспертизы ценности документов при составлении номенклатуры дел организации и с целью включения документов  в состав Архивного фонда Курской области; 

         ведении  и оформлении в установленном порядке учетных документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования Отдела;

         организации  документов в делопроизводстве.

         3.8. Оказывает методическую помощь организациям, не являющихся источниками комплектования Отдела, в упорядочении документов и  составлении описей дел, документов с последующим их представлением на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа в сфере архивного дела.

         3.9. Организует и проводит совещания, семинары для организаций-источников комплектования, в том числе и с участием  представителей уполномоченного органа исполнительной власти  в сфере архивного дела,   других муниципальных архивов Курской области, областных государственных архивов Курской области.

         3.10. Принимает участие  в решении вопросов о передаче  хранящихся в Отделе архивных документов, относящихся к муниципальной собственности, в другие муниципальные архивы Курской области.

         3.11. В установленном порядке исполняет различного характера запросы юридических и физических лиц по архивным документам Отдела.

3.12. Рассматривает в установленном порядке предложения, заявления и жалобы организаций и граждан, и своевременно принимает  по ним необходимые меры.

3.13. Изучает общественные потребности в ретроспективной документной информации, исследует эффективность использования архивных документов, хранящихся в Отделе, информирует органы местного самоуправления, организации о документах, хранящихся в Отделе, через средства массовой  информации и иным способом.

         3.14. Осуществляет подготовку публикаций и экспонирование архивных документов, их копий и электронных образов.

3.15. Участвует в проведении мероприятий, организуемых Администрацией Глушковского района, организует проведение информационных мероприятий, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационных сетей:  конференций, круглых столов, экскурсий, школьных уроков, встреч с общественностью.

         3.16. Осуществляет ведение баз данных, создает с учетом потребностей различные виды архивных справочников  о составе и  содержании архивных документов, хранящихся в Отделе.

         3.17. Сотрудничает  с российскими архивами и архивами Курской области, архивными, научными и информационными организациями, изучает и распространяет  передовой опыт архивной работы.        

         3.18. Представляет  в уполномоченный орган исполнительной власти области в сфере архивного дела планы, отчеты и статистическую информацию по установленной форме, в том числе и отчетность, связанную с реализацией отдельных государственных полномочий Курской области в сфере архивного дела.

         3.19. Реализует государственные полномочия Курской области в сфере архивного дела, предоставленные Законом Курской области органу местного самоуправления Глушковского района.

3.20. Осуществляет иные функции в соответствии с действующим законодательством.

 

IV. Права

 

         Архивному Отделу  для выполнения возложенных на него задач и функций предоставляется право:

         4.1. Представлять Администрацию по всем  вопросам, входящим в компетенцию  архивного отдела.

         4.2. Вносить на рассмотрение Администрации Глушковского района и уполномоченного органа исполнительной власти области в сфере архивного дела предложения по развитию архивной отрасли, участвовать  в разработке и реализации  муниципальных  программ,  в подготовке и рассмотрении Администрацией Глушковского района вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты распорядительных документов.

         4.3. Запрашивать от организаций - источников комплектования Отдела, необходимые материалы о состоянии их архивов, организации документов в делопроизводстве.

4.4. Информировать уполномоченный орган исполнительной власти области в сфере архивного дела о фактах утраты  документов, отнесенных к составу Архивного фонда и документов по личному составу, с целью привлечения виновных лиц к ответственности, установленной действующим законодательством.

         4.5. В пределах своей компетенции давать рекомендации организациям-источникам комплектования Отдела по вопросам работы архивов (делопроизводственных служб) и организаций документов в  делопроизводстве.

4.6. Осуществлять в установленном порядке информационную деятельность.

4.7. Взаимодействовать в своей деятельности с органами местного самоуправления, муниципальными и иными организациями, расположенными на территории Глушковского района, уполномоченным органом исполнительной власти Курской области в сфере архивного дела, с  областными государственными архивами Курской области, муниципальными архивами других муниципальных образований Курской области.

4.8. Давать в пределах своей компетенции юридическим и физическим лицам разъяснения по вопросам, отнесенным к сфере деятельности Отдела.

 

V. Организация деятельности

 

5.1. Отдел возглавляет начальник. Начальник и специалист (ты) являются муниципальными служащими Администрации и входят в Реестр муниципальных  должностей.

Начальник Отдела назначается на должность и освобождается от должности Главой Глушковского района. Это решение может согласовываться с уполномоченным органом исполнительной власти Курской области в сфере архивного дела.

При смене начальника Отдела прием-передача дел проводится специально созданной комиссией, включающей представителей Администрации Глушковского района. Акт приема-передачи утверждается Главой Глушковского района.

5.2. Начальник Отдела:

         5.2.1. Организует деятельность Отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Отдел задач и функций;

          5.2.2. Отчитывается о работе Отдела и состоянии архивного дела в Глушковском районе перед Главой района и в установленном порядке, уполномоченным органом исполнительной власти Курской области в сфере архивного дела.

         5.3. Деятельность Отдела организуется в соответствии с правилами, установленными законодательством об архивном деле, на основе целевых муниципальных программ, планов работы, утверждаемых Главой Глушковского района или иным должностным лицом с учетом рекомендаций уполномоченного органа исполнительной власти Курской  области в сфере архивного дела.

         5.4.  Реорганизация или ликвидация архивного отдела осуществляется Главой  Глушковского района  в установленном законом порядке.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение № 1

 

АДМИНИСТРАЦИЯ

ГЛУШКОВСКОГО РАЙОНА КУРСКОЙ ОБЛАСТИ

Советская ул., д.3, Глушково, Курская область, 307450, тел.: 8 (471-32) 2-14-37; факс: 2-18-34 

E-mail: agrko@mail.ru                                                                                                                                                              ОКПО 0432209, ОГРН 1054625012793,  ИНН/КПП 4603004651/460301001

 

 

                     АРХИВНАЯ СПРАВКА

 

________________№ ________

На № ________ от __________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение № 2

 

АДМИНИСТРАЦИЯ

ГЛУШКОВСКОГО РАЙОНА КУРСКОЙ ОБЛАСТИ

Советская ул., д.3, Глушково, Курская область, 307450, тел.: 8 (471-32) 2-14-37; факс: 2-18-34

 

E-mail: agrko@mail.ru                                                                                                                                                   ОКПО 0432209, ОГРН 1054625012793,  ИНН/КПП 4603004651/460301001

                                                                                                                                                                                                      АРХИВНАЯ ВЫПИСКА

 

 

________________№ ________

На № ________ от __________